ビジネスメールや封筒の宛名で「御中 ご担当者様」と書いてしまった経験はありませんか？相手に対してより丁寧に敬意を表そうとして、つい敬語を重ねて使ってしまうことがあります。しかし、この表現は実は敬語のマナー違反です。
正しい敬語の使い分けは、ビジネスシーンにおいて相手に好印象を与える重要なポイントです。間違った敬語を使ってしまうと、「ビジネスマナーを理解していない人」という印象を与えてしまう可能性があります。
本記事では、「御中」と「様」の正しい使い分け方法から、具体的な書き方、よくある間違い例まで分かりやすく解説します。この記事を読むことで、自信を持って正しい敬語を使えるようになります。
「御中 ご担当者様」が間違いである理由
なぜ「御中 ご担当者様」という表現がマナー違反になるのでしょうか。その理由を敬語の基本原則から説明します。
敬称の併用は二重敬語になる
「御中 ご担当者様」が間違いである最大の理由は、敬称を併用することで二重敬語になってしまうことです。
敬語には「一つの宛名に対して敬称は一つだけ使用する」という基本ルールがあります。「御中」と「様」はどちらも敬称であるため、同時に使用すると敬意が重複し、かえって不自然で失礼な表現になってしまいます。
これは「部長様」や「社長様」といった表現が二重敬語として間違いとされるのと同じ理由です。役職名自体が敬称を含むため、その後に「様」を付けると敬語が重複してしまうのです。
「御中」と「様」の根本的な違い
「御中」と「様」には、それぞれ明確な使い分けがあります。
- 「御中」の特徴：
- 会社、部署、団体などの組織宛てに使用
- 「その組織の中の誰かに読んでもらいたい」という意味
- 特定の個人を指定しない
- 「様」の特徴：
- 個人宛てに使用
- 特定の人物を指定する
- 相手の年齢や立場に関係なく使用可能
「ご担当者様」は「担当者という個人」を指しているため、「様」を使用するのが正しい敬語表現です。
「御中」の正しい使い方
ここでは、組織や団体宛てに使う「御中」の具体的な使用シーンや書き方のポイントを、例文を交えて詳しく解説します。
御中を使う場面
「御中」は以下のような、特定の個人を指定しない場面で使用します。
- 会社全体宛て：「株式会社○○御中」
- 部署宛て：「株式会社○○ 人事部御中」
- 特定のチーム宛て：「株式会社○○ 人事部 採用チーム御中」
- 官公庁宛て：「○○市役所御中」
- 学校宛て：「○○大学御中」
これらの場合、組織や部署の「中の人へ」という意味で「御中」を使用します。
御中の書き方のポイント
「御中」を書く際の注意点をご紹介します。
- 組織名と同じ大きさか、少し大きめの文字で書く：小さく書くと敬意が伝わりにくくなります。
- 組織名から少し間を空けて書く：見た目のバランスを整えます。
- 口語では使用しない：「御中」は書き言葉専用の敬称です。
御中を使った正しい宛名例
正しい例：
- 株式会社○○御中
- 株式会社○○ 営業部御中
- 株式会社○○ 人事部 新卒採用担当御中
- ○○病院御中
- ○○商工会議所御中
これらの例では、すべて組織や部署を宛先としており、特定の個人を指定していません。
「様」の正しい使い方
次に、個人宛てに使う「様」について、特に間違いやすい「ご担当者様」の正しい使い方を中心に解説していきます。
様を使う場面
「様」は以下のような、特定の個人を宛先とする場面で使用します。
- 個人名が分かる場合：「株式会社○○ 営業部 田中様」
- 担当者の名前が分からない場合：「株式会社○○ 人事部 ご担当者様」
- 役職名と個人名が分かる場合：「株式会社○○ 人事部長 田中様」
「ご担当者様」の正しい使い方
担当者の個人名が分からない場合、「ご担当者様」という表現が使えます。これは「担当者という個人」を指しているため、個人宛ての敬称である「様」を使用するのが適切です。
正しい書き方：
- 株式会社○○ 人事部 ご担当者様
- 株式会社○○ 営業部 採用ご担当者様
- 株式会社○○ 経理部 ご担当者様
なお、「ご担当者様」「御担当者様」「担当者様」といった表記の違いについては、どれも間違いではありませんが、「ご担当者様」が最も丁寧な印象を与えます。
様を使った正しい宛名例
正しい例：
- 株式会社○○ 山田様
- 株式会社○○ 営業部 佐藤様
- 株式会社○○ 人事部長 田中様
- 株式会社○○ 経理部 ご担当者様
これらの例では、すべて特定の個人を宛先としています。
場面別の正しい敬語使い分け方法
ここからは、ビジネスメールや封筒、電話といった具体的なシーン別に、宛名の正しい書き方と敬語の使い方を見ていきましょう。
ビジネスメールでの宛名の書き方
【個人宛ての場合】
件名：○○の件について
株式会社○○
営業部 田中様いつもお世話になっております。
【担当者名が分からない場合】
件名：○○の件について
株式会社○○
人事部 ご担当者様いつもお世話になっております。
【部署宛ての場合】
件名：○○の件について
株式会社○○
人事部御中いつもお世話になっております。
封筒での宛名の書き方
封筒の場合も基本的な考え方は同じです。
- 個人宛て：「株式会社○○ 田中様」
- 担当者宛て：「株式会社○○ 人事部 ご担当者様」
- 部署宛て：「株式会社○○ 人事部御中」
縦書きでも横書きでも、敬称の使い分けルールは変わりません。
電話での敬語の使い方
電話の場合、「御中」は使用しません。「御中」は書き言葉専用の敬語だからです。
正しい電話での表現：
- 「人事部の採用ご担当者様はいらっしゃいますでしょうか。」
- 「営業部の田中様はお手すきでしょうか。」
よくある間違いとNG例・OK例
知識として理解していても、ついやってしまいがちな間違いは多いものです。ここでは、具体的なNG例とOK例を比較しながら、よくある間違いを確認していきましょう。
二重敬語のNG例とOK例
NG例：
- 株式会社○○御中 田中様 （御中と様の二重敬語）
- 株式会社○○ 人事部御中 ご担当者様 （御中と様の二重敬語）
- 株式会社○○ 部長様 （役職名と様の二重敬語）
OK例：
- 株式会社○○ 田中様
- 株式会社○○ 人事部 ご担当者様
- 株式会社○○ 人事部長 田中様
返信用封筒での注意点
返信用封筒には、自社名の下に「行」や「宛」と印刷されていることがあります。これをそのまま送り返すのはマナー違反です。
正しい対処法：
- 「行」や「宛」を二重線で消します。（修正液は使いません）
- その横、または下に「様」（個人名の場合）か「御中」（部署名・会社名の場合）を記入します。
例：
- 「株式会社○○ 田中行」→ 二重線で「行」を消し、「様」を追記
- 「株式会社○○ 人事部宛」→ 二重線で「宛」を消し、「御中」を追記
部署名・役職名での間違いやすいポイント
間違いやすい例：
- 「株式会社○○御中 人事部御中」 （御中の重複）
- 「株式会社○○ 社長様」 （役職名と様の二重敬語）
- 「株式会社○○ ご担当者様各位」 （様と各位の二重敬語）
正しい書き方：
- 「株式会社○○ 人事部御中」
- 「株式会社○○ 代表取締役社長 田中様」
- 「関係者各位」または「担当者の皆様」
迷った時の判断基準
宛先が個人なのか組織なのか、担当者名が分からない場合など、判断に迷うケースは少なくありません。そんな時に役立つ判断基準と対処法をご紹介します。
個人宛てか組織宛てかの見分け方
判断の基準は「宛先が個人を特定できるか否か」です。
個人宛て（→「様」）：
- 特定の人の名前が分かっている
- 「担当者」など、個人を指す表現がある
- 一対一でのやり取りを想定している
組織宛て（→「御中」）：
- 会社や部署名のみが分かっている
- 「誰が読んでも構わない」内容
- 組織全体に向けたメッセージ
担当者名が分からない場合の対処法
担当者の個人名が分からない場合は、以下の方法を検討しましょう。
- 過去のメールや名刺を確認する：以前のやり取りで名前が記載されていないか確認します。
- 「ご担当者様」を使用する：個人に読んでほしいが名前が不明な場合に最適です。
- 部署宛て（御中）にする：その部署の誰かが対応すれば良い内容の場合に使います。
どちらを選ぶかは、その後のやり取りを特定の個人と続けたいか、部署として対応してほしいかで判断しましょう。
複数人宛ての場合の書き方
複数の担当者に送る場合は、次のように書きます。
複数人の名前が分かる場合：
- 「田中様、佐藤様」（役職が上の人を先に書きます）
複数人だが名前が分からない場合：
- 「人事部御中」（部署宛てとして扱います）
- 「関係者各位」（複数人向けの敬称「各位」を使います）
ただし、「各位」は皆様という意味を持つ敬称なので、「各位様」とすると二重敬語になるため注意しましょう。
まとめ：正しい敬語でビジネスマナーを身につけよう
「御中 ご担当者様」という表現は二重敬語になるため、ビジネスマナーとしては不適切です。正しい敬語の使い分けをマスターして、自信を持ってコミュニケーションを取りましょう。
重要なポイント：
- 「御中」は組織・団体宛てに使用
- 「様」は個人宛てに使用
- 敬称は一つの宛名に一つだけが原則
- 「ご担当者様」は個人宛てなので「様」が正しい
判断に迷った時は：
- 個人を特定できる場合→「様」を優先
- 組織全体に向けた内容→「御中」を使用
- 担当者名が不明→「ご担当者様」または「部署名御中」を使い分ける
正しい敬語の使い分けは、相手に対する敬意を適切に表現する大切なビジネススキルです。この記事で紹介したポイントを実践し、ビジネスシーンでの信頼関係構築に役立ててください。
日頃のメールや書類作成で意識して使い分けることで、自然と正しい敬語が身につきます。相手に好印象を与える丁寧で正確なコミュニケーションを心がけましょう。
