「コミュニケーションを図る」と「コミュニケーションを取る」、どちらがビジネスシーンでより適切な表現かご存知でしょうか。実は、この2つの表現には明確な違いがあり、使い分けることでより意図が伝わりやすくなります。特にビジネスでは、この違いを理解し「図る」意識を持つことで、より戦略的で効果的な関係構築が可能です。本記事では、「コミュニケーションを図る」の正確な意味と使い方、そして職場で円滑なコミュニケーションを図るための具体的な方法を詳しく解説します。
「コミュニケーションを図る」と「取る」の決定的な違い
まず最初に、多くの方が疑問に思う「図る」と「取る」の違いを明確にし、それぞれの言葉が持つニュアンスと正しい使い分けを解説します。
「図る」と「取る」の基本的な意味の違い
「コミュニケーションを取る」は、実際の会話や意思疎通の行為そのものを指します。これは結果や行動を表す言葉で、「今、実際に話している」「情報交換をした」といった具体的な行為を示します。
例えば：
- 「同僚とランチをしながらコミュニケーションを取りました」
- 「お客様と電話でコミュニケーションを取っています」
一方、「コミュニケーションを図る」は、良好な関係構築のために意図的に計画し、工夫して機会を作ろうとすることを指します。これは過程や努力を表す言葉で、「関係を築こうと計画する」「戦略的に意思疎通の機会を設ける」といった計画性や意図を含んだ概念です。
例えば：
- 「チーム内の連携を強化するため、定期的なミーティングを設けてコミュニケーションを図る」
- 「新入社員との信頼関係構築を目的に、積極的にコミュニケーションを図っている」
この違いは、コミュニケーションに対するアプローチの違いであり、「取る」は受動的・事後的な側面が強いのに対し、「図る」は能動的・計画的な側面が強いと言えます。
具体的な使い分けパターンと実例
ビジネス文書や会話では、状況に応じてこれらの表現を適切に選ぶことが、自身の意図を正確に伝える上で重要になります。
「コミュニケーションを取る」を使う場面：
- 実際に行った会話や連絡について報告する時
- 現在進行中の意思疎通について述べる時
- 具体的な行為そのものを表現したい時
実例：
- 「昨日、営業部の田中さんとプロジェクトについてコミュニケーションを取りました」
- 「顧客との間で密にコミュニケーションを取ることで、ニーズを把握できました」
「コミュニケーションを図る」を使う場面：
- 将来に向けた関係構築の計画を述べる時
- 組織的な取り組みや施策について説明する時
- 戦略的なアプローチを表現したい時
実例：
- 「部署間の連携強化のため、月次会議を通じてコミュニケーションを図ります」
- 「お客様との長期的な信頼関係構築を目指し、継続的にコミュニケーションを図る方針です」
なぜビジネスでは「図る」が重要なのか
ビジネスシーンで「コミュニケーションを図る」という表現が重視される理由は、その言葉が持つ戦略性と計画性にあります。
「図る」という言葉には「工夫する」「計画する」「努力する」という意味が含まれており、単に「話をする」以上の深い意図があることを表現できます。これにより、相手に対して「真剣に関係構築に取り組んでいる」という真摯な姿勢を伝えることができるのです。
また、ビジネスにおいては結果だけでなく、そこに至るプロセスが重視される場面も少なくありません。「コミュニケーションを図る」は、そのプロセスへの取り組み姿勢を明確に示すことができる表現として、信頼性の向上にもつながる可能性があります。
「コミュニケーションを図る」の本当の意味と重要性
「図る」という言葉に込められた深い意味を理解し、なぜそれが職場で重要視されるのかを掘り下げて解説します。
「コミュニケーションを図る」が表す計画的アプローチ
「コミュニケーションを図る」という表現の真価は、単発的な会話から、意図を持った継続的な関係構築への転換を意味することにあります。これは、相手との信頼関係をいわば「設計」するという考え方に基づいています。
この計画的アプローチには、以下の要素が含まれます：
- 目的の明確化：なぜコミュニケーションを図るのか、「プロジェクトの成功」「チームワークの向上」といった具体的な目標を設定します。
- 戦略の立案：どのような方法で、いつ、どの程度の頻度でコミュニケーションを行うか計画します。相手の特性や状況を考慮した最適なアプローチを選択することが重要です。
- 継続性の確保：一度きりの会話で終わらせず、定期的な接点を作り、関係を深化させていくプロセスを設計します。
このような計画的アプローチにより、効果的で持続可能なコミュニケーションの実現が期待できます。
職場での効果とメリット
職場で計画的にコミュニケーションを図ることによる効果は、個人レベルから組織レベルまで幅広く及ぶ可能性があります。
業務効率化と生産性向上への寄与
計画的なコミュニケーションによって情報の共有が円滑になり、作業の重複や手戻りを減らす効果が期待できます。また、事前の調整や確認によりプロジェクトの進行がスムーズになる可能性があり、生産性向上につながる場合があります。
チーム連携強化と組織力の向上
意図的にコミュニケーションを図ることで、チームメンバー間の相互理解が深まり、協力体制の強化につながることがあります。お互いの強みや専門性を理解することで、より効果的な役割分担が生まれ、チーム全体のパフォーマンス向上に寄与することが期待できます。
エンゲージメント向上と離職率低下への影響
良好なコミュニケーション環境は、従業員の満足度や働きがい（エンゲージメント）に良い影響を与える要因の一つです。自分の意見が聞いてもらえる、相談しやすい環境があるという安心感は職場への信頼感を高め、人材の定着、ひいては離職率の低下につながる可能性があります。
職場でコミュニケーションを図る5つの実践方法
ここからは、実際に職場でコミュニケーションを図るための、具体的ですぐに実践できる方法を5つのカテゴリーに分けてご紹介します。
1. 日常業務での効果的なアプローチ
日々の業務の中に、コミュニケーションを意図的に組み込む仕組みを作ることが第一歩です。
定期的な進捗共有と情報交換の仕組み作り
週次や日次での定例ミーティングはもちろん、単なる進捗報告だけでなく、課題や困っていることも含めて共有することが重要です。「順調です」だけでなく、「ここで悩んでいる」「サポートが必要かもしれない」といった情報をオープンにすることで、問題の早期発見と解決につながります。
報連相を活用した信頼関係構築法
報告・連絡・相談の「報連相」は、基本中の基本です。しかし、単に情報を伝えるだけでなく、報告の際には「なぜそうなったのか」という背景や「次にどうするか」という展望も含めて伝えることで、単なる情報共有を超えた、意味のあるコミュニケーションになります。
2. 会議・ミーティングでの戦略的コミュニケーション
参加者が集まる会議は、コミュニケーションを図る絶好の機会です。その効果を最大化しましょう。
事前準備で効果を最大化する方法
効果的な会議のためには、事前準備が欠かせません。議題の明確化はもちろん、参加者に期待する役割や、会議のゴールを事前に共有しておきましょう。これにより、参加者全員が当事者意識を持って議論に臨めます。
全員参加型ディスカッションの促進テクニック
会議では、発言の少ない参加者に「○○さんの視点ではいかがでしょうか」と具体的に問いかけるなど、全員が発言できる機会を作ることが重要です。多様な視点を取り入れることで、より良いアイデアや解決策が生まれる可能性が高まります。
3. 上司・部下間での信頼関係構築
縦の関係性におけるコミュニケーションは、特に意識して「図る」必要があります。
1on1ミーティングの効果的な活用法
上司と部下間のコミュニケーションを図る上で、定期的な1on1ミーティングは非常に有効です。業務の進捗確認だけでなく、キャリアの相談や悩みの共有など、部下が話すことに重点を置き、上司はまず「聴く」姿勢を徹底することが成功の鍵です。
建設的フィードバック文化の醸成
フィードバックは、成長と信頼関係に不可欠です。人格を否定するのではなく、具体的な行動や結果に焦点を当てましょう。「もっと積極的になって」ではなく、「次の会議では、まず一度発言してみることを目標にしないか」といった、具体的でポジティブな伝え方を心がけることが大切です。
4. チーム・部署間の連携強化
組織のサイロ化を防ぎ、横の連携を促進するためのアプローチです。
横断的なコミュニケーション機会の創出
部署間の壁を越えたコミュニケーションを図るためには、意図的に交流の機会を作ることが効果的です。部門横断プロジェクトはもちろん、社内勉強会やシャッフルランチなども、相互理解を深める良いきっかけになります。
情報共有ツールの戦略的活用
ビジネスチャットやプロジェクト管理ツールを導入するだけでなく、どの情報をどこで共有するかの運用ルールを定め、定着させることが重要です。ツールの導入目的を明確にすることで、効果的な活用につながります。
5. リモートワーク時代の新しいアプローチ
対面の機会が減ったからこそ、オンラインでのコミュニケーションを計画的に設計することが求められます。
オンラインでの効果的なコミュニケーション設計
リモートワークでは、非言語情報が伝わりにくいことを常に意識する必要があります。画面越しでも相手の表情や反応を読み取る努力をし、対面以上に意識的な相槌やリアクションを心がけることが、円滑な意思疎通につながります。
デジタルツールを活用した関係構築
ビデオ会議、チャット、情報共有ツールなど、様々なツールの特性を理解し、目的に応じて使い分けることが重要です。緊急性の高い連絡はチャット、複雑な議論はビデオ会議といったように、状況に応じた最適なツール選択が効果を高めます。
コミュニケーションを図るための重要スキルと心構え
より効果的にコミュニケーションを図るために身につけたいスキルと、成功するための心構えを解説します。
相手の立場に立った傾聴力
相手の話を真剣に聞く姿勢は、信頼関係構築の基盤です。相手の話を遮らずに最後まで聞き、「つまり、○○ということですね」と自分の言葉で要約して確認することで、深く理解しようとする姿勢を示すことができます。
伝わりやすいコミュニケーション技術
自分の考えを相手に正確に伝えるためには、論理的で分かりやすい構成で話すことが重要です。「結論」を先に述べ、その後に「理由」や「具体例」を示すPREP法などを意識すると効果的です。
建設的な関係構築のためのマインドセット
長期的な視点でコミュニケーションを捉え、一時的な対立や誤解があっても、関係改善に向けて継続的に努力する姿勢が重要です。「どうすればお互にとって良い結果が得られるか」を常に考えることで、より建設的な関係を築きやすくなります。
組織全体でコミュニケーションを図る環境づくり
個人の努力だけでなく、組織全体でコミュニケーションを図りやすい環境を整備するための方法をご紹介します。
効果的なツールとシステムの導入
組織レベルでコミュニケーションを改善するためには、適切なツールとシステムの導入が有効な手段の一つです。ビジネスチャットツールやプロジェクト管理システムなどを組み合わせることで、効率的で透明性の高いコミュニケーション環境の構築に役立つ場合があります。
コミュニケーション活性化制度の導入
シャッフルランチやチームビルディングイベントなど、業務以外での交流機会を設けることで、組織内のコミュニケーション活性化に寄与することがあります。また、フリーアドレス制の導入などが、部署を超えた自然な交流を促進することが期待できる場合もあります。
管理職のリーダーシップ向上
組織全体のコミュニケーション改善には、管理職のリーダーシップが欠かせません。管理職自らが積極的にコミュニケーションを図る姿勢を示し、部下に対してもオープンな対話を促すことが、風通しの良い組織文化を育む上で重要です。
まとめ：コミュニケーションを「図る」意識で職場を変えよう
本記事では、「コミュニケーションを図る」の正確な意味から、職場での具体的な実践方法まで詳しく解説してきました。
「図る」と「取る」の違いを理解し、意図的に関係構築に取り組む意識を持つことで、より戦略的で計画的なコミュニケーションアプローチが可能になります。単なる会話や情報交換を超えたこの取り組みは、職場環境に良い変化をもたらす可能性があります。
ご紹介した5つの実践方法は、明日からでも始められるものばかりです。まずは一つの方法から試してみてはいかがでしょうか。継続的な取り組みこそが、より良い職場環境を実現し、組織全体のパフォーマンス向上につながる鍵となるでしょう。
